Aanbesteden / inkopen van AI-gebaseerde systemen

Een aanbesteding van een datawarehouse (of beter: de tools om uw datascience projecten uit te voeren) draait om het selecteren van het juiste product of dienst om de doelstellingen op het gebied van data gedreven werken te bereiken en moet in lijn te zijn met uw informatie- en datastrategie. Daarom is een goed selectieproces van groot belang. En voor zowel een datawarehouseof een ICT-infrastructuur is het van belang om vooral functioneel goed te specificeren, zodat zowel u als de potentiële leverancier in hun eigen kracht worden gezet.

1. Zorg er allereerst voor dat u het met elkaar eens bent welk vraagstuk u met de aanbesteding gaat oplossen;
2. Zorg dat u uw data-strategie op orde heeft. Dit kan anders voor lange discussie zorgen tijdens het aanbestedingsproces;
3. Maak vooraf een raming c.q. business case, en kijk ook vooral hoeveel geld u te besteden heeft;
4. Probeer vooral functioneel te specificeren (vooral met KPI's) zodat de inschrijver zijn expertise kan inbrengen;
5. Betrek in een vroege fase de beslissers, data-professionals en juristen, maar ook de organisatie: zij moeten het product of de dienst gaan gebruiken;
6. Oriënteer u op de markt. Voer gesprekken met potentiële leveranciers: u wordt er nooit slechter van;
7. Focus niet alleen op prijs, maar vooral ook op de relatie met de potentiële leverancier: gebruik b.v. een kansen- en risico dossier;
8. Zorg dat de aanbestedingsdocumentatie kort, bondig en smart geformuleerd is: niemand wordt blij van heel veel papier;
9. Door met KPI's te werken wordt uw acceptatie procedure een stuk eenvoudiger;
10. Indien mogelijk, vraag of de potentiële leverancier een Proof of Concept (PoC) kan uitvoeren. Ook dan zijn de KPI's weer belangrijk.

Wat vinden wij belangrijk?

AI-Labs heeft een voorkeur voor prestatie-inkoop of best value procurement (BVP), zeker als het om complexe producten of dienstverlening gaat op het gebied van data science. Het gehele aanbestedingsproces bestaat vervolgens uit een aantal stappen waarbij een kerngroep en de beslissers actief betrokken worden:

1. Start met de planning en een kickoff met de beslissers en de kerngroep om de verwachtingen te managen. Bepaal de publicatiedatum, de gunningsdatum en de opleverdatum;
2. Bepaal iteratief met tenminste de kerngroep zowel het programma van eisen, de leidraad, de financiële raming en de inkoopstrategie, waarbij gebruik gemaakt kan worden Gibit;
3. Controleer de aanbestedingsdocumenten m.b.v. een marktconsultatie (kan ook tijdens stap 2) en maak ze definitief;
4. Zorg voor een solide besluitvorming over de aanbestedingsdocumenten en publiceer de documenten op Tenderned;
5. Zorg naast een goede beantwoording van de Nota van Inlichtingen, eventueel voor een schouw c.q. informatieronde voor inschrijvers;
6. Beoordeel de offertes zoals beschreven in de leidraad vanuit verschillende rollen; huur expertise in waar nodig. Zorg dat u alle interessante inschrijvers ook persoonlijk spreekt;
7. Zorg er voor dat de argumentatie om te gunnen klopt om juridische procedures te voorkomen;
8. Zet de definitieve gunning om in een feitelijk contract, met wederom een smart gedefinieerd resultaat;
9. Bepaal samen met de geselecteerde leverancier een plan van aanpak voor de implementatie, en spreek het acceptatieproces nogmaals goed door;
10. Werk samen als partners om het resultaat te bereiken, en vier een feestje na acceptatie.

Wilt u meer informatie, of voorbeeld aanbestedingsdocumenten, aarzel niet om contact op te nemen.